H/F GESTIONNAIRE DOCUMENTAIRE

CDI

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Réf : 670
Publié le 29/11/2019

H/F GESTIONNAIRE DOCUMENTAIRE

CDI

Marseille - Provence-Alpes-Côte d'Azur - France

Présentation de l'entreprise

Le groupe PARLYM, acteur majeur depuis 45 ans de l'ingénierie industrielle dans le monde. Nous intervenons dans les domaines de l'énergie, de la chimie, du pétrole et du gaz.
Présent dans plus de 45 pays, notre offre de services s'étend de la conception jusqu'à la réalisation clé en main, en accompagnant nos clients sur l'ensemble du cycle de vie des projets. Nous proposons des solutions sur mesure jusqu'à leur achèvement dans les règles de l'art et des normes.
Notre objectif est de répondre aux attentes de nos clients et de les satisfaire par une qualité de service irréprochable sur les aspects techniques, budgétaires, sécuritaires et environnementaux.

Description du poste

Vos missions :

Mise à jour et suivi de la documentation sur l’outil de suivi interne (Doc Center),
Utilisation quotidienne de Sharepoint et PRIME,
Gestion des diffusions de la documentation vers le client et/ou les fournisseurs
Prise de numéro sur Chronosys,
Création des cartouches  et bordereaux de diffusion,
Rédaction des emails de diffusion
Réception de la documentation client et/ou fournisseur,
Suivi des retards internes, clients et fournisseurs (respect des délais de surveillance et du planning),
Enregistrement de courriers et documents annexes,
Organisation des fichiers sur le réseau,
Participation aux réunions d’avancement projet,
Réalisation d’un rapport journalier entrées/sorties,
Réalisation d’un Doc Status hebdomadaire,
Fourniture des accès sharepoint,
Echange avec le personnel W des projets concernés (France, USA,…).

Profil recherché

Dans le cadre de ces fonctions, l’assistant documentaire :
- est responsable de la mise à jour des outils de gestion et de suivi documentaire (Doc Center, Sharepoint, Cross Reference Matrix…). Ces outils étant utilisés comme référence pour la création des indicateurs d’avancement documentaire, leur mise à jour correcte et au fil de l’eau est indispensable,
- se charge de la numérotation de la documentation émise (N°W et client). A ce titre, l’assistant documentaire devra s’assurer d’une numérotation cohérente et unique tout au long du projet,
- assure la diffusion au client de la documentation rédigée en respectant les exigences qualité  et client (N°client, cartouches, bordereau…) ainsi que la réception de la documentation rédigée par les sous-traitants,
- assure la diffusion des fiches de surveillances W ainsi que la diffusion des données d’entrées W vers les fournisseurs,
- assure l’envoi des documents vers l’ASN ou l’ONA,
- devra reporter tout problème au responsable ingéniérie en charge de l’équipe de gestion documentaire,
- Est force de proposition pour l’amélioration des processus de gestion documentaire


Autres informations

Bon relationnel, travail en équipe
Capacités rédactionnelles français et anglais
Capacité d’organisation / Réactivité
Connaissance du fonctionnement du client et du circuit de validation de la documentation,
Maitrise de Microsoft (Word, Excel, Powerpoint...) et des outils de gestion documentaire (PRIME, Sharepoint…),
Connaissances ACCESS, et autres logiciels Documentaires
Capacité à communiquer et à prendre la parole en public,
Anglais